يعرف الاتصال بأنه الارتباط بين طرفين والصلة بينهما وهو العملية التي تتم بها نقل وتبادل المعلومات والمعاني والأفكار من شخص لآخر أو لمجموعة أشخاص من أجل تحقيق أهداف المنظمة العملية أو الأنشطة الاجتماعية، وهي روابط للبناء أو الهيكل التنظيمي في المنظمة لتكون وحدة عضوية ذات درجة عالية من التكامل والتفاهم والنشاط، وتتم بوسائل الاتصال المعروفة مثل الشفهية والتحريرية أو الإلكترونية أو غير اللفظية (وتعني الجسدية ولغة الإشارات وهي الأقدم تاريخيا).

مكونات عملية الاتصال :- تنقسم المكونات لأربعة أقسام نفصلها في التالي:

1- الرسالة: وهي الأفكار أو المعلومات أو الشرح لمعان مهمة والمطلوب نقلها بين طرفي الاتصال.

2- المرسل: هو الشخص الذي يرغب في إرسال الرسالة وتوضيحها للطرف الآخر (المستقبل).

3- المستقبل: هو الشخص أو مجموعة الأشخاص الموجهة لهم الرسالة للأهمية.

4- قناة الاتصال: هي وسيلة الرسالة التي تختلف باختلاف المواقف حيث تنتقل المعلومات على شكل تدفقات من مرسل واحد أو مجموعة مرسلين إلى مستقبل واحد أو مجموعة مستقبلين عن طريق هذه القناة.

عناصر عملية الاتصال :- تتكون من العناصر الرئيسية التالية:

1- المرسل أو المصدر للرسالة: وهو عضو من الأعضاء العاملين في المنظمة العملية والمكلف بإيصال الرسالة.

2- ترجمة الرسالة بشكل مفهوم وواضح: وذلك بالتعبير عما يقصده المرسل برموز أو لغة مفهومة أو بيانات للرسالة بحيث يمكن فهم الغرض منها ووصولها للمستقبلين بالشكل الصحيح.

3- محتوى الرسالة أو موضوع الاتصال: وهو الهدف الحقيقي للمرسل لتحقيق الاتصال الفعال في المنظمة لأن تغيير المعنى المراد من الرسالة قد يؤثر على محتوى الرسالة والهدف منها وفهمها من قبل المستقبلين.

4- وسيلة الاتصال المستخدمة للرسالة: وهي طريقة الاتصال وتختلف مثل الاتصال المباشر (وجها لوجه) أو الاتصال بالهاتف أو الاتصالات غير الرسمية (خارج المنظمة) أو من خلال الاجتماعات أو عن طريق وسطاء بين طرفي الاتصال.

5- فهم المستقبل للرسالة وتحليلها: وهو ما تعتمد عليه عملية نجاح الاتصال وإتمامها بفعالية وارتباط محتوياتها باهتمام مستقبل الرسالة وفهم الهدف منها لأن عدم الفهم يأتي بنتائج عكسية للمنظمة.

6- المعلومات المسترجعة عن تقبل الرسالة: وتتم عملية استرجاع المعلومات بطرقتين مختلفة وهي:-

أولا: الاسترجاع المباشر :- أي وجها لوجه بين طرفي الرسالة وقد يتمكن المرسل من استرجاع المعلومات من خلال التعبير عن عدم الرضا عن محتوى الرسالة أو سوء فهم المستقبلين لها.

ثانيا: الاسترجاع غير المباشر :- مثل ملاحظة إنخفاض الإنتاج – كثرة غياب الموظفين – زيادة معدل دوران العمل – التنسيق الضعيف بين الإدارات في المنظمة العملية وغيرها من الدلائل.

7- بيئة الاتصال: وهو الجو العام (المحيط النفسي والمادي) الذي يتم فيه الاتصال والذي يؤثر على طبيعة الاتصال ومدى جودته مثل المكان وخصائصه وهدوءه وعدم التشويش على المستقبلين ومساعدته في إيصال الرسالة بسهولة ويسر.

معوقات الاتصال :- هناك عدة عوامل تعيق عملية الاتصال وهي:

1- عدم اختيار الوقت والمكان المناسب للتواصل مع الآخرين لأن ذلك يؤثر في التهيئة النفسية للرسالة.

2- سوء اختيار قناة الاتصال المناسبة يكون سببا في إعاقة وصول الرسالة (كرسائل التعليمات تكون مكتوبة والتي تعتمد على التعبير والمشاعر تكون وجها لوجه).

3- عدم الانتباه والتركيز من مستقبل الرسالة أو الاستهتار بمحتواها ومضمونها عند تلقي الرسالة.

4- سوء الفهم وعدم الدقة في معنى ومضمون الرسالة سواء من المرسل أو المستقبل أو كليهما.

5- استخدام لغة أو مفردات أو مصطلحات معقدة في الرسالة لها دلالات ومعان مختلفة عند الموظفين.

6- عدم كفاية الزمن المخصص لإيصال الرسالة وتداولها لكل من المرسل والمستقبل.

7- تأثير الحكم الشخصي لمستقبل الرسالة على نجاح عملية الاتصال.

8- المعوقات النفسية والاجتماعية والتي تؤثر في إدراك الرسالة مثل الخوف والقلق والتوتر والتجارب السيئة.

كيفية التغلب على معوقات الاتصال :-

* تقديم معلومات تتفق مع احتياجات الموظفين المستقبلين للرسالة وضرورة تفهمها لرغباتهم وتصميم وسائل الاتصال تبعا لها وباللغة المناسبة والمصطلحات الواضحة لهم.

* تقديم المعلومات في وحدات صغيرة وواضحة بحيث يسهل فهمها واستيعابها من المستقبلين.

* إعطاء فرصة للمستقبلين لإبداء رأيهم في المعلومات ومعرفة ردة فعلهم للتأكد من وصول محتوى الرسالة وفهم المقصود منها وبلوغ الهدف.

* تخصيص وقت كاف لطرح الرسالة ومناقشتها مع المستقبلين والتأكد من فهمها واستيعابها.

* توافر مهارات الاتصال الجيد والفعال لدى المرسل والمكتسبة من الخبرة والتدريب والممارسة.

* الفصل بين العمل والعلاقات الشخصية حتى يتم إيصال وفهم الرسالة بشكل صحيح وواضح.

العوامل التنظيمية التي تؤثر في عملية الاتصال :-

1- مركز الموظف في هرم التنظيم: ويعني مركزه من تدفق الاتصالات في المستويات الإدارية (من أعلى لأسفل – من أسفل لأعلى – الشكل الأفقي) لما له من تأثير في عملية الاتصال.

2- فهم الموظفين لحقيقة الاتصال وأهميته: وذلك بالتوعية والبرامج التدريبية لأهمية الاتصال وتأثيره على المنظمة العملية داخليا وخارجيا وسير العمل ونجاحه.

3- إعادة تنظيم المنظمة لتيسير وتنشيط الاتصال: وذلك لاختصار الوقت بزيادة مراكز اتخاذ القرارات وتقليص خطوط الاتصال وإلغاء بعض المستويات الإدارية لعدم الحاجة لها وتقريب الإدارات التي تعمل معا لتسهيل عملية الاتصال.

4- تطوير مهارات الاتصال لدى الموظفين: مثل مهارات التحدث والكتابة والقراءة والانصات والتفكير واستخدام الوسائل الحديثة وتطوير نظم حفظ المعلومات وديمقراطية القيادة وتدعيم العلاقات والثقة بين الموظفين وتطوير شبكة الاتصالات وتقييم نتائجها.
ورسالتي الأخيرة هي في حالة رغبتنا تطوير مهارات الاتصال لدينا.

وهو أمر ليس صعب المنال إن أردنا التغيير والتحسين، لابد من التدريب والقراءة والتعلم من أخطاءنا واكتساب الخبرات العملية وتحسين علاقاتنا مع من حولنا والاستماع والإنصات لهم جيدا وتقبل وجهات النظر ودراستها والتواصل المثمر والفعال بالحوار الفكري والمنطقي حتى نصل لنقطة تواصل ترضي جميع الأطراف وتحقق الهدف المنشود من عملية التواصل لخدمة المنظمة العملية وتطويرها وقيادتها لمستويات عالية من التنافس في الأسواق.